メールを書いて PDF を添付したら、「ファイルが大きすぎます」と表示された。スキャンした書類、写真の多い報告書、スマートフォンから書き出したファイルでよく起こります。ただし、こうしたファイルのほとんどは、読みにくくすることなく大幅に小さくできます。
PDF が重くなる理由
PDF の中で、文字はほとんど容量を使いません。文字だけの 50 ページの報告書なら、1 MB を大きく下回ることもよくあります。PDF を重くしているのは画像です。
- スキャンしたページ。 スキャンしたページは、紙を撮影した写真と同じです。スキャナーは非常に高い解像度で保存することがよくあります。
- 写真。 最近のスマートフォンの写真は 1 枚で 3〜5 MB になることがあります。10 枚入れば、ほとんどのメールの上限を超えてしまいます。
- 圧縮されていない画像。 必要以上に大きな可逆圧縮の形式で画像を PDF に入れるソフトもあります。
つまり PDF を小さくするには、文字はそのままにして画像を小さくすればよいのです。
添付ファイルはどのくらいまで送れる？
多くのメールサービスでは、1 通あたり 20〜25 MB までです。たとえば Gmail は 25 MB、Outlook.com は 20 MB です。会社のメールでは、10 MB 前後かそれ以下に制限されていることもよくあります。
注意点があります。メールは添付ファイルを送るときに約 3 分の 1 大きくなる形式に変換します。そのため、20 MB のファイルでも 25 MB の上限で送れないことがあります。安全に送るには 15 MB 未満、会社宛てなら 7 MB 未満を目安にしてください。
ブラウザで PDF を圧縮する方法
- PDF 圧縮を開いてファイルを選びます。現在のサイズとページ数が表示されます。
- レベルはおすすめのままにします。写真やスキャン画像を画質を保ったまま再圧縮し、文字や図形はそのまま残します。
- PDF を圧縮を押します。圧縮前後のサイズと、どれだけ減ったかが表示されます。
- 十分に小さくなったらダウンロードします。まだ大きい場合は、画像をさらに縮小する最小サイズを試してください。
ファイルはブラウザのタブの中で処理されるため、サーバーにアップロードされることはありません。契約書や銀行の明細書など、個人情報を含む PDF では大切なポイントです。
ヒント：元のファイルを削除する前に、圧縮したファイルを開いて写真や小さな文字の部分を拡大して確認しましょう。最小サイズでは、画像が少しぼやけることがあります。
どのくらい小さくなる？
中身によって変わります。
| PDF の内容 | 一般的な削減率 |
|---|---|
| スキャンしたページ | 50〜90% |
| 写真の多い報告書 | 40〜80% |
| 主に文字とグラフ | 0〜10% |
ほとんど文字だけのファイルなのにまだ大きすぎる場合、原因は圧縮ではありません。次の方法を試してください。
それでも大きいときの 4 つの方法
不要なページを削除する。 表紙、白紙のページ、付録などは意外と容量を使います。PDF ページ削除で必要なページだけを送りましょう。
文書の一部だけを送る。 相手が必要なのが一部分だけなら、そのページだけを抜き出して新しいファイルにします。
2 通に分けて送る。 PDF 分割を使えば、長い文書を 1〜40 ページと 41〜80 ページのように分けて、別々に送れます。
次からは解像度を下げてスキャンする。 画面で読むだけの書類なら 150 dpi で十分です。300 dpi が必要なのは印刷する場合だけで、600 dpi ではファイルがとても大きくなります。
チェックリスト
- 15 MB 未満（会社宛てなら 7 MB 未満）を目安にする。
- まずおすすめで圧縮し、必要なら最小サイズを使う。
- 圧縮したファイルが読みやすいか確認する。
- それでも大きければ、ページを削除するかファイルを分割する。