Você escreve o email, anexa o PDF e aparece o aviso: o arquivo é grande demais. Isso acontece o tempo todo com documentos escaneados, relatórios cheios de fotos e qualquer coisa exportada do celular. A boa notícia é que quase todos esses arquivos podem ficar bem menores sem ficarem difíceis de ler.
Por que seu PDF é tão grande
Texto quase não ocupa espaço em um PDF. Um relatório de 50 páginas só com texto costuma ter bem menos de 1 MB. O que deixa um PDF pesado são as imagens:
- Páginas escaneadas. Cada página escaneada é uma foto do papel, e os scanners costumam salvar em resolução muito alta.
- Fotos. Uma única foto de celular moderno pode ter 3–5 MB. Com dez delas no documento, você já passou do limite da maioria dos emails.
- Imagens sem compressão. Alguns programas colocam as imagens no PDF em um formato sem perdas, muito maior do que o necessário.
Então, o jeito de diminuir um PDF é deixar as imagens menores e manter o texto como está.
Qual o tamanho máximo de um anexo?
A maioria dos serviços de email aceita entre 20 e 25 MB por mensagem: Gmail e Yahoo aceitam 25 MB, e o Outlook.com, 20 MB. Muitos emails corporativos têm um limite menor, muitas vezes de 10 MB.
Tem um detalhe: o email codifica os anexos de um jeito que os deixa cerca de um terço maiores no caminho. Por isso, um arquivo de 20 MB pode falhar em um limite de 25 MB. Para ter segurança, mire em menos de 15 MB, ou menos de 7 MB se for enviar para um endereço corporativo.
Como comprimir um PDF no navegador
- Abra Comprimir PDF e escolha seu arquivo. Você verá o tamanho atual e o número de páginas.
- Deixe o nível em Recomendado. Ele recomprime fotos e escaneamentos com boa qualidade e mantém textos e desenhos exatamente como estão.
- Clique em Comprimir PDF. Você verá o tamanho antes e depois e quanto economizou.
- Se o resultado ficou pequeno o bastante, baixe. Se não, tente Arquivo menor, que reduz mais as imagens.
O arquivo é processado dentro da aba do seu navegador, então nunca é enviado para um servidor. Isso faz diferença quando o PDF é um contrato, um extrato bancário ou qualquer documento com dados pessoais.
Dica: antes de apagar o original, abra o arquivo comprimido e dê zoom em uma foto ou em uma área de letra pequena. Com Arquivo menor, as imagens podem ficar um pouco mais suaves.
Quanto ele vai diminuir?
Depende do conteúdo:
| O que o PDF tem | Economia típica |
|---|---|
| Páginas escaneadas | 50–90% |
| Relatório com muitas fotos | 40–80% |
| Principalmente texto e gráficos | 0–10% |
Se o seu arquivo é quase todo texto e ainda está grande demais, o problema não é a compressão. Veja as outras opções abaixo.
Ainda grande demais? Mais quatro soluções
Tire as páginas que não precisa. Capas, páginas em branco e anexos somam. Com Excluir páginas PDF você envia só o que importa.
Envie só uma parte do documento. Se a pessoa precisa de uma seção, extraia essas páginas em um arquivo novo.
Divida em dois emails. Com Dividir PDF você corta um documento longo em partes, por exemplo páginas 1–40 e 41–80, e envia cada parte separada.
Da próxima vez, escaneie com menos resolução. Para documentos que só serão lidos na tela, 150 dpi é suficiente. 300 dpi só é necessário para imprimir, e 600 dpi gera arquivos enormes.
Checklist rápido
- Mire em menos de 15 MB (menos de 7 MB para email corporativo).
- Comprima primeiro com Recomendado e, se precisar, com Arquivo menor.
- Confira se o arquivo comprimido continua fácil de ler.
- Se ainda estiver grande, tire páginas ou divida o arquivo.