Word の表をコピーして Excel に貼り付ければ、そのまま使えそうに思えます。小さくて単純な表なら、実際にうまくいくこともあります。でも少し大きな表になると、そのあと 30 分かけて直すことになりがちです。
コピー＆ペーストで起こる問題
- 複数行のセルが複数の行に分かれる。 1 行目に「東京都千代田区」、2 行目に「丸の内 1-1」と入ったセルが 2 行に分かれ、その下の列がすべてずれます。
- 数値が文字のままになる。
1,250や¥3,400のような値が文字として貼り付けられ、SUMが 0 になったり、並べ替えで 1,000 が 200 より前に来たりします。 - 先頭の 0 が消える。
007のような品番が数値の7になります。長い番号は1.23E+15のように表示されます。 - 日付が変わる。
3/4のような値が、パソコンの設定によって 3 月 4 日になったり 4 月 3 日になったりします。 - 結合セルや見出しが失われ、文書内の表を 1 つずつコピーしなければなりません。
Word の表を Excel に変換する方法
- Word を Excel に変換を開き、
.docxファイルを選びます。文書内のすべての表が見つかり、表のすぐ上の文字と一緒にプレビュー表示されるので、どの表か区別できます。 - 不要な表のチェックを外します。
- レイアウトを選びます。表ごとにシートは、各表を表の上の見出しやキャプションから名前を付けた別々のシートに入れます。1 つのシートは、すべての表を空行を挟んで縦に並べます。
- 数値を計算できる値に変換はオンのままにし、文書内の数値の書き方（
1,234.50か1.234,50）を確認します。 - 変換ボタンを押すと、Excel、Google スプレッドシート、LibreOffice で開ける
.xlsxファイルがダウンロードされます。
変換すると
- 計算できる数値になる。
1,234.50、12%、(250)、¥5,000が合計できる数値になり、書式も引き継がれるので、¥5,000は ¥ 記号付きで表示されます。 - コードは文字のまま。
007のような値、品番、長い番号は元のまま残るので、0 が消えたり丸められたりしません。 - 複数行のセルは 1 つのセルのまま、改行も保たれます。
- 結合セルは結合されたままで、見出し行は太字になり、スクロールしても上に固定されます。
できないこと
- 日付は文字のままです。 Word の文書には、どの日付形式で書かれたかの情報がないため、推測はしません。Excel でその列を選び、データ → 区切り位置を使うと、正しいとわかっている形式で日付データに変換できます。
- 表の外の文字はコピーされません。 スプレッドシートには行と列が必要なため、変換されるのは表だけです。
古い .doc ファイルは、先に Word で .docx として保存してください。
コピー＆ペーストで十分な場合
単純な文字だけで結合セルのない小さな表なら、コピー＆ペーストで問題ありません。007 のようなコードを残したい場合は、貼り付ける前に Excel で貼り付け先の列を選び、書式を文字列にしておきましょう。
逆方向の変換
Excel の表を Word の報告書に入れたい場合は、Excel を Word に変換を使うと、各シートが数値の書式を保ったまま書式付きの Word の表になります。
どちらのツールもブラウザの中で動くため、給与、価格、顧客データなどを含む文書がアップロードされることはありません。