Como passar uma tabela do Word para o Excel sem bagunça

Copiar uma tabela do Word e colar no Excel parece que deveria simplesmente funcionar. Com uma tabela pequena e simples, muitas vezes funciona. Com qualquer coisa maior, você costuma passar a meia hora seguinte arrumando.

O que dá errado ao copiar e colar

• Células com várias linhas viram várias linhas da planilha. Uma célula com “Rua das Flores, 40” em uma linha e “São Paulo” na outra vira duas linhas, e todas as colunas abaixo saem do lugar.
• Números ficam como texto. Valores como 1.250,00 ou R$ 3.400 muitas vezes chegam como texto, então SOMA dá 0 e, ao ordenar, 1.000 aparece antes de 200.
• Zeros à esquerda somem. Um código 007 vira o número 7. Números longos, como um código de barras, viram 7,89E+12.
• Datas mudam. 03/04 pode virar 3 de abril ou 4 de março, dependendo das configurações do computador.
• Células mescladas e títulos se perdem, e cada tabela do documento precisa ser copiada uma por uma.

Como converter tabelas do Word para Excel

1. Abra Word para Excel e escolha seu arquivo .docx. Todas as tabelas do documento são encontradas e aparecem na prévia junto com o texto logo acima delas, para você saber qual é qual.
2. Desmarque as tabelas de que não precisa.
3. Escolha um layout: Uma planilha por tabela coloca cada tabela em uma aba própria, com o nome do título ou da legenda acima dela. Uma planilha só empilha todas com uma linha em branco entre elas.
4. Deixe Transformar números em valores reais ligado e confira como os números estão escritos no documento: 1.234,50 ou 1,234.50.
5. Clique em Converter para baixar um arquivo .xlsx que abre no Excel, no Google Planilhas ou no LibreOffice.

O que você recebe

• Números de verdade. 1.234,50, 12%, (250) e R$ 5.000 viram números que você pode somar, com um formato equivalente, então R$ 5.000 continua mostrando o R$.
• Códigos continuam como texto. Valores como 007, códigos de produto e números longos ficam exatamente como estavam, sem perder nem arredondar nada.
• Células com várias linhas continuam em uma célula só, com as quebras de linha.
• Células mescladas continuam mescladas, e as linhas de título ficam em negrito e congeladas no topo enquanto você rola.

Duas coisas que ela não faz

• Datas continuam como texto. Um documento do Word não diz qual formato de data foi usado, então a ferramenta não tenta adivinhar. No Excel, use Dados → Texto para Colunas nessa coluna para transformar em datas de verdade, no formato que você sabe que é o certo.
• Texto fora das tabelas não é copiado. Uma planilha precisa de linhas e colunas, então só as tabelas são convertidas.

Arquivos .doc antigos precisam ser salvos como .docx no Word primeiro.

Quando copiar e colar basta

Para uma tabela pequena, com texto simples e sem células mescladas, copiar e colar funciona bem. Para manter códigos como 007, selecione antes a coluna de destino no Excel e mude o formato para Texto antes de colar.

No sentido contrário

Precisa colocar uma tabela do Excel em um relatório do Word? Excel para Word transforma cada planilha em uma tabela formatada do Word e mantém seus formatos de número.

As duas ferramentas funcionam no seu navegador, então documentos com salários, preços ou dados de clientes nunca são enviados.