Cómo pasar una tabla de Word a Excel sin que se desordene

Copiar una tabla de Word y pegarla en Excel parece que debería funcionar sin más. Con una tabla pequeña y sencilla, muchas veces funciona. Con algo más grande, sueles pasar la media hora siguiente arreglándola.

Qué sale mal al copiar y pegar

• Las celdas con varias líneas se convierten en varias filas. Una celda que dice “Calle Mayor 4” en una línea y “Madrid” en la siguiente se convierte en dos filas, y todas las columnas de debajo se descuadran.
• Los números se quedan como texto. Valores como 1.250,00 o 3.400 € suelen llegar como texto, así que SUMA devuelve 0 y al ordenar 1.000 aparece antes que 200.
• Desaparecen los ceros iniciales. Un código 007 se convierte en el número 7. Los números de identificación largos se convierten en 1,23E+15.
• Las fechas cambian. 03/04 puede acabar siendo 3 de abril o 4 de marzo, según la configuración de tu ordenador.
• Se pierden las celdas combinadas y los encabezados, y hay que copiar cada tabla del documento una por una.

Cómo convertir tablas de Word a Excel

1. Abre Word a Excel y elige tu archivo .docx. Se encuentran todas las tablas del documento y se muestran con el texto que tienen justo encima, para que las distingas.
2. Desmarca las tablas que no necesites.
3. Elige una distribución: Una hoja por tabla pone cada tabla en su propia hoja, con el nombre del título o la leyenda que tiene encima. Una sola hoja las apila todas con una fila en blanco entre ellas.
4. Deja activado Convertir números en valores reales y comprueba cómo están escritos los números en tu documento: 1.234,50 o 1,234.50.
5. Haz clic en Convertir para descargar un archivo .xlsx que puedes abrir en Excel, Google Sheets o LibreOffice.

Qué obtienes

• Números de verdad. 1.234,50, 12 %, (250) y 5.000 € se convierten en números que puedes sumar, con un formato equivalente, así que 5.000 € sigue mostrando el símbolo del euro.
• Los códigos se quedan como texto. Valores como 007, referencias de producto y números de identificación largos quedan exactamente como estaban, sin perder ni redondear nada.
• Las celdas de varias líneas siguen en una sola celda, con sus saltos de línea.
• Las celdas combinadas siguen combinadas, y las filas de encabezado quedan en negrita y fijas arriba mientras te desplazas.

Dos cosas que no hace

• Las fechas se quedan como texto. Un documento de Word no dice qué formato de fecha se quería usar, así que la herramienta no adivina. Usa Datos → Texto en columnas en Excel sobre esa columna para convertirlas en fechas reales con el formato que sabes que es el correcto.
• El texto fuera de las tablas no se copia. Una hoja de cálculo necesita filas y columnas, así que solo se convierten las tablas.

Los archivos .doc antiguos hay que guardarlos primero como .docx en Word.

Cuándo basta con copiar y pegar

Para una tabla pequeña, con texto simple y sin celdas combinadas, copiar y pegar funciona bien. Para conservar códigos como 007, selecciona antes la columna de destino en Excel y ponle formato Texto antes de pegar.

Al revés

¿Necesitas poner una tabla de Excel en un informe de Word? Excel a Word convierte cada hoja en una tabla de Word con formato y conserva tus formatos numéricos.

Las dos herramientas funcionan en tu navegador, así que los documentos con sueldos, precios o datos de clientes nunca se suben.